Työterveyshuollon kilpailutuksen kompastuskivet
Työterveyshuollon kilpailutus ei ole pelkkä hallinnollinen rutiini, vaan parhaimmillaan osa organisaation strategista työkykyjohtamista. Silti moni kilpailutus jää vajaaksi tai johtaa kumppanuuteen, joka ei oikeasti tue organisaation tarpeita. Tässä viisi yleistä kompastuskiveä, ja miten ne voi välttää.
1. Tavoitteita ei sidota johtamisjärjestelmään
Vaikka tavoitteita olisi asetettu, ne jäävät helposti irrallisiksi, jos työkykyjohtaminen ei ole osa organisaation strategista johtamista. Työterveys ei voi toimia tehokkaasti erillisenä saarekkeena – se tarvitsee tuekseen selkeät roolit, prosessit ja johtamisen rakenteet.
Viimeistään kilpailutuksen yhteydessä on rakennettava tai kirkastettava johtamisjärjestelmä:
- Miten työterveysyhteistyö ja työkykyjohtaminen kytkeytyy osaksi muuta HR- ja liiketoimintajohtamista?
- Kuka omistaa tavoitteet? Kenen vastuulla on tavoitteiden kytkeminen osaksi liiketoiminnan tavoitteita?
- Miten ostopalvelua johdetaan ja seurataan arjessa?
2. Nykytila-analyysi jää tekemättä – tavoitteita ei voida määrittää
Ennen kuin lähdetään etsimään uutta työterveyspalvelujen tuottajaa, on tärkeää ymmärtää, missä mennään nyt. Ilman nykytilan analyysia ja selkeää kuvaa organisaation työterveysyhteistyön kehittämiskohteista, ei voida myöskään asettaa tavoitteita, joihin palveluiden ja yhteistyön tulisi vastata.
Hyvään analyysiin päästään jo sillä, kun analysoidaan työterveyshuollon suorat kustannukset. Mihin rahat oikeasti käytetään? Tehdäänkö prosesseja vain lakisääteisyyteen nojaten? Entä jos velvoitteiden täyttämisen lisäksi keskitytään myös hyötyihin? Ovatko prosessit tarkoituksenmukaisia ja vastaako työterveyden sopimussisältö sitä, millä aikaansaadaan vaikuttavuutta? Mitkä toimenpiteet ja tutkimukset linkittyvät työkykyyn ja mitkä toimenpiteet halutaan tarjota työntekijöille työnantajakuvan kiillottajana tai työvoiman saannin houkuttimena?
Nykytilan hahmottaminen vaatii myös sairauspoissaolojen tarkempaa analysointia. On tärkeää tunnistaa poissaolojen määrä ja rakenne: kuinka suuri osa muodostuu lyhyistä, toistuvista poissaoloista ja kuinka suuri osa pitkittyneistä jaksoista? Mitkä diagnoosiryhmät aiheuttavat eniten työkyvyttömyysjaksoja, ja mitkä puolestaan eniten pitkiä poissaoloja? Lisäksi kannattaa vertailla oman organisaation poissaolotilannetta toimialan keskiarvoihin ja toimialan parhaimmistoon – tämä voi paljastaa ilmiöitä, jotka muuten jäisivät piiloon.
Tunnista nykyiset kehityskohteet, työn kuormitustekijät ja toistuvat poissaolot. Hyödynnä esihenkilöiden, henkilöstön ja työterveyden palautetta sekä tilastoja.
Analyysin jälkeen tavoitteita on paljon helpompi täsmentää ja korjata.
3. Hankinnan kohde jää epäselväksi – tarjoaja määrittelee, mitä tuotetaan
Tarjouspyyntöjen yleinen kompastuskivi on se, että ne jäävät liian yleisluontoisiksi. Jos organisaatio ei määrittele selkeästi, mitä haluaa, tarjoaja päätyy varmuudella myymään omien tavoitteidensa mukaan. Usein organisaation tarve ja tarjoajan tavoite ei kohtaa, tai ainakin kustannukset kasvavat.
Määritä itse, mitä haluat hankkia – älä jätä tätä tehtävää tarjoajalle.
Selkiytä, millaisia palveluja, yhteistyön muotoja ja vaikuttavuutta organisaatio tavoittelee.
Pyydä konkreettiset kuvaukset työterveyden lakisääteisistä toiminnoista, kuten työpaikkaselvitysestä ja terveystarkastuksista ja edellytä perustelemaan ne. Varmista myös, että saat riittävät tiedot raportoinnista ja luo tapa johtaa yhteistyötä.
4. Hintaa katsotaan irrallaan vaikuttavuudesta ja sopimussisällöstä. Palveluihin ohjautumisen merkitystä kustannuksiin ei ymmärretä.
Pelkkien yksikköhintojen vertailu voi johtaa harhaan. Hyvät tuoteryhmäkohtaiset alennukset ei ole riittäviä, mikäli palvelunohjaus puuttuu tai perustoiminnot jäävät irrallisiksi. Koko palvelun vaikuttavuus ratkaisee – ei vain se, mitä yksittäinen käynti tai toimenpide maksaa.
Sopimussisältö on määriteltävä tarkasti: mitä palveluita hankitaan, miten niitä seurataan ja miten ne vaikuttavat asetettuihin tavoitteisiin.
Palveluihin ohjautuminen on määriteltävä – miten varmistetaan, että palveluihin ohjaudutaan vain tarvittaessa, ei myös silloin, kun jonkun muun tavoite ja tarve tätä edellyttää. Voit säästää yksittäisen palvelun hinnasta helposti 20-40 %:ia. Mutta käyttämätön palvelu, jolla ei ole vaikuttavuutta, säästää 100 %:ia.
5. Henkilöstö ja esihenkilöt unohdetaan valmistelusta
Kilpailutusta saatetaan valmistella pienellä sisäpiirillä, vaikka työterveyshuolto koskettaa koko organisaatiota. Esihenkilöiden ja henkilöstön näkemykset jäävät helposti huomioimatta – ja samalla myös tärkeä ymmärrys arjen haasteista.
Hyödynnä valmistelussa esimerkiksi henkilöstökyselyitä, työpajoja tai palautekeskusteluja nykyisestä palvelusta.
Osallistaminen tuo näkemyksiä, lisää sitoutumista ja auttaa löytämään palvelun kipupisteet ajoissa.
Työterveyshuollon kilpailuttaminen on siis paljon enemmän kuin hintojen vertailua – se on mahdollisuus rakentaa yhteistyömalli, joka tukee työn tekemistä ja ehkäisee työkyvyttömyyttä. Kun kilpailutus pohjautuu organisaation todellisiin tarpeisiin, selkeisiin tavoitteisiin ja hyvin rakennettuun johtamiseen, saavutetaan vaikuttavuutta, sujuvampaa arkea ja kustannustehokkuutta. Näillä on iso merkitys työpaikan veto-, pito- ja elinvoimaan sekä tuloksentekokykyyn.
Kristiina
