Työpaikkaselvitys on toki tehtävä, mutta sovi tarpeidenne ja tavoitteidenne mukainen roolitettu ja arvoa tuottava työpaikkaselvityskonsepti työterveyskumppaninne kanssa
Harvoin näen, että työnantaja on kirjannut yhdessä työterveyskumppaninsa kanssa läpinäkyvän ja roolitetun prosessikuvauksen työpaikkaselvityksestä. Usein näen, että työpaikkaselvitysosiota paisutetaan turhan työlääksi ja raskaaksi suhteessa työnantajan saamaan arvoon ja laskuun.
Roolin ja vastuun ottaminen vähentää kustannuksia
Työpaikkaselvityksessä tulee hyödyntää tuoretta riskien arviointia. Kun sen tekee työnantaja eikä ulkoista omaa vastuutaan työterveyshuollolle, ei siitä myöskään tule laskua työterveyskumppanilta.
Jo olemassa olevan datan hyödyntäminen ei maksa mitään
Työterveyshuolto suosittelee lisäksi usein työnantajille työpaikkaselvityksen esikyselyä. Mutta työnantajan on syytä pohtia tuoko tämä lisäarvoa riskien ja kuormitustekijöiden löytämiseksi. Tai onko sen sijaan kenties syytä hyödyntää esimerkiksi viimeisimmän henkilöstötyytyväisyyskyselyn tuloksia tai henkilöstön työkykyisyysdataa HR-järjestelmässä tai työterveyskumppanin tarjoamassa tiedolla johtamisen portaalissa.
Työterveyshuolto usein myös haluaa haastatella esihenkilöitä osana työpaikkaselvitystä. Jälleen on työnantajan syytä miettiä, että tuoko haastattelu vielä lisäarvoa vai onko kaikki data jo itsellä kasassa, jotta voidaan edetä itse työpaikkakäyntiin ja edelleen työpaikkaselvitysraporttiin.
Suunnittelemalla ja oleelliseen keskittymällä kustannusvaikuttavuutta
Jos työpaikkakäyntiin lähdetään valmistautumatta, voi itse työpaikkakäynti olla tarvetta pidempi ja siten myös kalliimpi.
Suotavaa olisi istahtaa yhteenvetopalaveriin työterveyshuollon kanssa ja valita datasta keskeisimmät ehkä noin kolme asiaa, joihin erityisesti halutaan keskittyä itse työpaikkakäynnillä.
Jos samassa työnantajan rakennuksessa tehdään monia erilaisia työtehtäviä, voinee olla vaikuttavampaa tehdä työpaikkaselvitys huomioiden työnkuvat. Seinät eivät välttämättä määritä työpaikkaselvityksen kohdetta siis.
On syytä sopia myös, että mitkä työterveyshuollon ammattihenkilöt osallistuvat työpaikkakäynnille: tarvitaanko erityisesti työfysioterapeuttia vai työterveyslääkäriä.
Etätoteutuksella pienempiä kustannuksia
Työpaikkakäynti voidaan toteuttaa etänä, kun työnantajalle tehtävät työt ovat sellaisia, ettei niissä esiinny työntekijöiden terveyttä ja turvallisuutta vaarantavia tekijöitä tai muita terveyden ja työkyvyn kannalta oleellisia tekijöitä.
Myös silloin työpaikkakäynti voidaan toteuttaa etänä, jos työntekijöillä ei ole kiinteää fyysistä toimipistettä tai työtä tehdään pääosin muualla kuin työnantajan toimitiloissa kuten esimerkiksi asiakkaan kotona, toimistohotellissa tai maastossa. Kun ei ole tarkoituksenmukaista aistinvaraisesti havainnoida kuormitustekijöitä tai mitata niitä paikan päällä, etänä tehtävä työpaikkaselvitys soveltuu hyvin.
Mallityöpaikkaselvityksen raporttipohja heijastuu suotuisasti kustannuksiin
Riippuen työnantajan organisaatiorakenteesta, voi olla mahdollista hyödyntää mallityöpaikkaselvitysraporttipohjaa. Pohjassa on valmiiksi yleiset tiedot työstä ja sen kuormitustekijöistä ja voimavaratekijöistä.
Työterveyskumppani lisää raporttiin kunkin yksikön tai kivijalan paikalliset erityispiirteet ja löydökset sekä terveydellisen merkityksen arvioinnin ja suositukset toimenpiteiksi riskien ja kuormitustekijöiden vähentämiseksi.
Älkää unohtako edetä työn kehittämiseen – muuten teille jää vain selvittämisen työ ja kustannukset
Harvoin näen, että työpaikkaselvityksessä esille tulleita työn kuormitustekijöitä (oli ne sitten fyysisiä tai psykososiaalisia) lähdetään vähentämään kehittämällä työtä sujuvammaksi, vähemmän kuormittavammaksi ja tuottavammaksi. Jos tämä vaihe ohitetaan liian kepeästi tai kokonaan, työhön jää havaitut kuormitustekijät ja riskit ja työpaikkaselvityksestä jäi vain selvittämisen vaiva, ilo ja kustannukset.
Ja kun on aika sitten tehdä seuraava työpaikkaselvitys viimeistään viiden vuoden päästä, on se mahdollisesti työläs, koska riskitekijöitä on useita ja/ tai niitä ei ole osattu vähentää edellisen työpaikkaselvityksen jälkeen. Työläys ennustaa suurempia kustannuksia työnantajalle.
Työn kehittäminenhän on erityisesti työnantajan vastuulla eikä siitä tule laskua työterveyskumppanilta. Tämä vaihe on ehkä se vaikein etenkin, kun kyse on psykososiaalisesta kuormittumisesta, mutta ei suinkaan mahdoton tehtävä. Käteviä työkaluja tähänkin löytyy työnantajille ja ihan ilmaiseksi.
Hanna Heiskanen
Työkykyjohtamisen asiantuntija,
Työterveyshoitaja, Sosiaali- ja terveysalan johtaminen ja kehittäminen (YAMK)