Milloin työterveyshuolto kannattaa kilpailuttaa?

Työterveyshuollon kilpailuttaminen

Työterveyshuollon kilpailuttaminen on merkittävä päätös, joka vaikuttaa sekä henkilöstön hyvinvointiin että organisaation kustannuksiin. Kilpailuttamisessa kannattaa arvioida hinnan ja kokonaiskustannusten lisäksi sitä, miten hyvin nykyinen palveluntuottaja vastaa organisaation tarpeisiin ja tavoitteisiin.

Kokemuksemme mukaan sopiva aikaväli kilpailutukselle on 3–4 vuoden välein. Tämä antaa riittävästi aikaa arvioida palvelun toimivuutta ja yhteistyön kehitystä, mutta estää tilanteen, jossa kumppanuus jatkuu automaattisesti ilman kriittistä tarkastelua. Liian pitkään jatkunut yhteistyö voi johtaa siihen, että hinta ja palvelun sisältö eivät enää vastaa markkinatasoa tai organisaation muuttuneita tarpeita.

Kilpailutuksen ajankohta ei ole sidottu kalenterivuoteen, eikä sitä kannata lykätä tilikauden vaihtumista odotellessa. Hyvin suunniteltu kilpailutus vie tyypillisesti 3–6 kuukautta. Mikäli siis haluat uuden palveluntuottajan aloittavan esimerkiksi ensi syksynä, on syytä tarttua toimeen heti.

Yksityinen vs. julkinen kilpailutus – mikä erilaistaa prosessit?

Yksityiset kilpailutukset
Kilpailutus voidaan aloittaa joustavasti milloin tahansa. Prosessi ja aikataulu voidaan mukauttaa organisaation omien tarpeiden mukaan. Päätöksenteko voi olla nopeampaa, ja kilpailutuksen vaiheet pystytään rakentamaan ilman hankintalain asettamia muodollisuuksia. Tämä mahdollistaa myös sen, että organisaatio voi painottaa esimerkiksi laatutekijöitä ja yhteistyön sujuvuutta entistä vapaammin.

Julkiset kilpailutukset
Julkisella sektorilla kilpailutuksia säätelee hankintalaki, joka tuo prosessiin tarkat menettelytavat ja aikarajat. Tarjouspyyntöjen ja päätösten on oltava avoimesti saatavilla, ja tarjoajille on taattava yhtäläiset mahdollisuudet osallistua ja läpinäkyvyyden lisäämiseksi. Dokumentointi ja tarkka pisteytys ovat keskeisiä, jotta kilpailutus täyttää lain vaatimukset ja mahdolliset valitukset voidaan käsitellä asianmukaisesti.

Hyvin suunniteltu kilpailutus etenee vaiheittain

Onnistunut kilpailutus ei synny sattumalta, vaan vaatii valmistelua ja selkeää prosessia. Tärkeimmät vaiheet ovat tarpeiden arviointi ja tavoitteiden asettaminen – mitkä ovat organisaation työkyvyn johtamisen keskeiset tarpeet ja tavoitteet nyt ja tulevaisuudessa.

1. Valintakriteerien valinnat ja painotukset: Päätetään, tavoitteet huomioiden, mitä kriteerejä toimittajavalinnassa arvostetaan ja mitkä ovat niiden ja hinnan väliset painoarvot. Laadun osalta voidaan painottaa esimerkiksi palveluiden saatavuutta ja ominaisuuksia tai esimerkiksi palveluihin ohjautuvuuden kustannustehokkuutta.
2. Kilpailutukseen kutsuttavat toimijat: Valitaan huolella ne palveluntarjoajat, jotka vastaavat tarpeisiin ja joilla on kyky toteuttaa kokonaisuus. Julkisissa hankinnoissa yleisin toimintatapa on toteuttaa kilpailutus avoimena menettelynä, jolloin kaikki halukkaat ja kyvykkäät tarjoajat, jotka täyttävät vähimmäisvaatimukset, voivat jättää tarjouksensa.
3. Huolellinen tarjouspyyntö: Laaditaan selkeä tarjouspyyntö, joka mahdollistaa vertailukelpoiset tarjoukset. Hinnan vertailu on syytä tehdä ostoskorimenetelmänä, jolloin hankintayksikkö saa luotettavan kuvan tarjoajien vertailuhinnoista suhteessa omaan tarpeeseensa. Liiallisen yksikköhinnan sijaan tarkastellaan kokonaiskustannuksia ja vaikuttavuutta.
4. Riittävä tarjouksen laatimisaika: Annetaan toimittajille tarpeeksi aikaa tehdä huolellinen ja realistinen tarjous. Usein, jos hankinta joudutaan keskeyttämään, on tarjouspyynnön laatijan syytä katsoa peiliin.
5. Potentiaalisten toimijoiden katselmointi: Tutustutaan tarjoajiin ja heidän ratkaisuihinsa tarjouksen katselmointitilaisuuksissa, jotta ymmärretään, mitä on oikeasti tarjolla. Katselmoinnissa selviää tarjoajien perehtyneisyys, halukkuus ja kyvykkyys toteuttaa vaaditut palvelut. Julkisissa hankinnoissa tarjousten katselmointi neuvottelumenettelyin on harvemmin käytetty mahdollisuus. Neuvottelumenettely mahdollistaa palveluiden syvällisemmän ymmärryksen, mutta edellyttää myös hankintayksiköltä syvällisempää asiantuntemusta prosessin toteuttamiseksi hankintalainsäädännön
6. Vaihtoehtojen arviointi ja hankintapäätös: Verrataan tarjoukset sovittujen kriteerien mukaisesti ja dokumentoidaan päätösperusteet.
7. Sopimus: Laaditaan sopimus tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisesti.
8. Haltuunotto: Varmistetaan, että mahdolliselle uudelle palveluntarjoajalle jää riittävästi aikaa valmistella ja käynnistää palvelu sujuvasti.

Kilpailutus on tehokas työkalu varmistaa, että työterveyshuolto palvelee organisaation tavoitteita parhaalla mahdollisella tavalla – laadukkaasti, kustannustehokkaasti ja henkilöstön hyvinvointia ja terveellistä työn tuottavuutta tukien. Kun prosessi suunnitellaan huolellisesti ja aikataulu pidetään realistisena, kilpailutus ei ole pelkkä hintavertailu, vaan keino rakentaa arvoa tuottava kumppanuus ja tuki työpaikan itse toteuttamalle työkyvyn johtamiselle.

Haluatko keskustella aiheesta?

Ota yhteyttä ja käydään läpi teidän työkykyjohtamisen ja työterveyshuollon päivittämisen tarpeet.